Erfolgsgeschichte, Abbildung Pokal

Referenzen

Von erfolgreichen HR IT Projekten und transformierten Kunden

Effizient in die Zukunft – spot.consulting entwickelt erste Cloud-basierte KI-Lösung und RPA für das Rechtsnormen-Monitoring im Bankensektor

Um eine effizientere, fehlerfreie und adressatengerechtere Normenzuweisung für eine systemrelevante deutsche Bank herzustellen, nutzten wir die Vorteile eine Künstlichen Intelligenz. Diese basiert auf einem System, das die Zuordnung zu den speziellen Bereichen der Bank zum Ziel hat. Um regulatorische Texte zu bearbeiten, wendet das KI-Modul eine Methodik aus NLP (Natural Language Processing) und Machine Learning an. Durch die jetzt vorbereitete, automatisierte Zuordnung, die bisher manuell erfolgten musste, ergibt sich eine große Zeitersparnis. Haben wir Ihr Interesse geweckt? 

Workflow-Basierte Datenbanklösung für eine systemrelevante deutsche Bank

Eine systemrelevante deutsche Bank strebte ein zukunftsfähiges Rechtsnormen-Monitoring und eine verbesserte Datenqualität im Rechtsinventar an. Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer Verringerung der Aufwände für das Normen Screening, sodass die Dokumentation bei den betroffenen Bankbereichen erleichtert wird. Der neue Prozess ermöglicht neben einer starken Effizienzsteigerung eine bessere Überwachung der dezentralen Umsetzung und Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben durch den Compliancebereich der Bank.

Spot.consulting hat den Datenmigrationsprozess von Beginn an begleitet. Dazu gehörte die Identifizierung der Daten, deren Bereinigung, das Aufsetzen von Migrationsskripten, und die Datenmigration selbst. Dazu übernahmen wir sowohl das Anforderungsmanagement, den Software-Auswahlprozess als auch die fachliche und technische Konzeption und die Überführung in die Routine der Bank. Weiterhin wurde durch Schulungen sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten mit den Neuerungen vertraut sind und sie anwenden können.

Ablauf und Ziele

Dieses Projekt wurde, neben dem Sitz in Deutschland, auch in fünf Auslandsfilialen durchgerührt.

Der von spot ausgearbeitete Prozess unterstützt die Mitarbeiter der Bank durch die Simplifikation der einzelnen Arbeitsschritte und die damit einhergehende Optimierung des gesamten Ablaufes. Das neue System verfügt so unter Anderem über eine Benachrichtigungsfunktion, die die Kommutation zwischen der Sichtungs- und Zuordnungsstelle und dem verantwortlichen Bereich der Bank erleichtert. Durch eine automatisierte Sichtung und erst im zweiten Schritt manuelle  Zuordnung von Normen-/ oder Gesetzesänderungen zu einem Bereich der Bank wird der Arbeitsablauf entschieden verbessert und ein smarter, sauberer Prozess geschaffen.

 

Herausforderungen und der Lösungsansatz von spot.consulting

Eine Herausforderung im Projekt war der Fokus des Unternehmens auf ein klassisches und dadurch starres Projektmanagement. Neben der Ausarbeitung technischer und operativer Voraussetzungen der Cloud-Lösung etablierten wir auch einen agilen Projektmanagementansatz. In innovativen Projekten wie diesem ist die Berücksichtigung einer großen Menge an Unbekannten und ein entsprechend flexibler Projektmanagementansatz entscheidend für gutes Gelingen. Deshalb war es sehr wichtig, einen Projektorganisatorischen Ansatz zu finden und umzusetzen, der sowohl als Standard funktional als auch im Einzelnen reagibel ist.

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System zur Einsatzplanung und Zeiterfassung im medizinischen Sektor

Eine deutsche Kliniken-Gruppe war auf der Suche nach einem Tool, dass die Anforderungen des aktuellen Zeiterfassungsgesetzes umsetzen kann und an ihre Bedürfnisse  anpassbar ist. Die Vermittlung dieses Pilotprojekts geschah durch einen Kunden, der uns den Helios-Kliniken als Beratungspartner empfohlen hatte. 

Für die Reinigungssparte der Kliniken übernahmen wir das Anforderungsmanagement und die Auswahl geeigneter Tools, die Planung, das Zeitmanagement und das Aufsetzen der Projektarchitektur.  Planmäßig hätten wir ebenfalls das ausgewählte Tool implementiert, hier jedoch wurden wir durch das Corona-Virus unterbrochen. Da die Kliniken zu den beanspruchtesten Dienstleistern in der Pandemie zählen, werden wir das Projekt weiterführen, wenn die Lage es erlaubt. 

Ablauf und Ziele

Nach einem Workshop mit der Teamleiterin und dem Geschäftsführer der Gruppe zur genauen Klärung des Anforderungsmanagements, begannen wir das Projekt mit einem umfassenden Management der Anforderungen und Abläufe der Zusammenarbeit. Durch das Gesetz zur Zeiterfassung arbeiteten wir hier in einem engen Rahmen gegebener Vorgaben. Das vom Kunden gewünschte Tool sollte neben dieser Umsetzung der rechtlichen Anforderungen auch individuelle Anpassungen an die Klinken zulassen. Hier beispielsweise die Anbindung von Putzrobotern oder eine, in das Tool integrierte, Schnittstelle zu Payroll Weiterhin sollte durch eine digitale Anzeige die Vermittlung und Erfassung neuer Aufträge erleichtert werden. Neben der geplanten Implementierung des Tools sollte spot auch den Support in der Einführungszeit übernehmen.

Das neue System sollte neben der Zeiterfassung auch andere Funktionen zur Erleichterung des Arbeitsalltages einführen. Manuelle Prozesse, wie Schicht- oder Urlaubspläne, sollen benutzerfreundlich und zeitsparend in das Tool eingetragen werden können und sind so nicht nur papierlos sondern auch stets upto-date einsehbar. Die Planung und Koordinierung der zu reinigenden Flächen und die verbesserte Kommunikation der ärztlichen Abteilungen und der Reinigungskräfte kann ebenfalls durch das System abgedeckt werden. Nach erfolgreichem Abschluss und einer, durch spot betreuten, Testphase soll das System in Reinigungsabteilungen aller Kliniken eingeführt werden. Dadurch profitieren alle Standorte von dem umfassenden und innovativen System.

Herausforderungen und der Lösungsansatz von spot.consulting

Eine Herausforderung im Projekt war der Fokus des Unternehmens auf ein klassisches und dadurch starres Projektmanagement. Neben der Ausarbeitung technischer und operativer Voraussetzungen der Cloud-Lösung etablierten wir auch einen agilen Projektmanagementansatz. In innovativen Projekten wie diesem ist die Berücksichtigung einer großen Menge an Unbekannten und ein entsprechend flexibler Projektmanagementansatz entscheidend für gutes Gelingen. Deshalb war es sehr wichtig, einen Projektorganisatorischen Ansatz zu finden und umzusetzen, der sowohl als Standard funktional als auch im Einzelnen reagibel ist.

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HR-IT Cloud Transformation im Personen-/ und Güterverkehr

In der Vorprojektphase des Programms zur Ablösung des bestehenden HR-Systems durch ein cloudbasiertes state-of-the-art HR-Management System, unterstützt spot.consulting einen namenhaften Dienstleister des Personen- und Güterverkehrs als Team des Komplexitäts-/ und Abhängigkeits-Managements. Weiterhin wirkten wir in der Ausarbeitung von Anforderungen in allen Phasen von Projektbeginn bis  zu der Implementierung der Cloud-Lösung mit.

Hierbei konzentrieren wir uns auf alle Anforderungen des Projekts. Dies umfasst auch die Bereiche Implementierung der Lösung und Organisation des Kunden. So beraten und unterstützen wir das Projekt schon in der Vorphase durch ganzheitliche Projektberatung.

Ablauf und Ziele

Analyse und Dokumentation der Ist-IT-Architektur und Design einer sinnvollen Soll-IT-Architektur. Hier stellen wir u.a. fest, welche Prozesse kurz-/ und langfristig abgelöst werden können und welche anderen Projekte beteiligt sind und sein werden.

Operative Vorbereitung und Standardisierung der HR-Stammdaten Schnittstellen. Die dadurch entstehende Kompatibilität der einzelnen Komponenten stellen Systeme mit flexiblen und gleichzeitig prinzipiellen Prozessen sicher.

Unterstützung im Vergabeprozess, unter anderem durch die Aufnahme und Beschreibung der Anforderungen. So finden wir gemeinsam den individuell passenden Implementierungsdienstleister auf Basis Ihres Systems.

Design der Projekt-Organisation und der Vorgehensweise, ebenso Trainings und Schulungen für das Projektteam als Vorbereitung auf die Implementierung der Cloud-Lösung. Hier stellen wir sicher, dass die Anwender in Ihrem Unternehmen für ihre Rolle befähigt sind.

Unter anderem im Bereich Human-Ressources- Management verlieren On-Premise Systeme  zunehmend an Bedeutung. Ersetzt werden sie meist durch eine Cloudlösung. Diese  versichert nicht nur massive Kostenersparnisse und die Automatisierung manueller Prozesse, sondern bietet auch den entscheidenden Vorteil, die Organisation Ihres Unternehmens auf anhaltende Optimierung auszurichten.

In diesem Projekt setzte sich spot.consulting erfolgreich zum Ziel, die Implementierung des cloudbasierten HR-Managements durch fachliches und technisches Know-How zu unterstützen, dies sowohl in der Vor-/ als auch in der Projektphase. Ebenfalls wurde die Architektur und Koordination der Integration des Programmes entwickelt.

Herausforderungen und der Lösungsansatz von spot.consulting

Eine Herausforderung im Projekt war der Fokus des Unternehmens auf ein klassisches und dadurch starres Projektmanagement. Neben der Ausarbeitung technischer und operativer Voraussetzungen der Cloud-Lösung etablierten wir auch einen agilen Projektmanagementansatz. In innovativen Projekten wie diesem ist die Berücksichtigung einer großen Menge an Unbekannten und ein entsprechend flexibler Projektmanagementansatz entscheidend für gutes Gelingen. Deshalb war es sehr wichtig, einen Projektorganisatorischen Ansatz zu finden und umzusetzen, der sowohl als Standard funktional als auch im Einzelnen reagibel ist.

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Anforderungsmanagement Health&Security im öffentlichen Sektor 

Eine Landesbehörde war auf der Suche nach einem System, um ihre Bereiche Arbeitssicherheit, Personal und Medizin besser zu vernetzten und überschneidende Prozesse stärker zu integrieren und digital abzubilden. Diese Anwendung sollte ​sowohl die sehr hohen Sicherheitsanforderungen an ein medizinisches Verwaltungssystem im öffentlichen Sektor erfüllen, als auch die behördenspezifisch-rechtlichen Besonderheiten hinsichtlich Ablauf und Dokumentation – bei gleichzeitig möglich standardnaher Abdeckung der Anforderungen. 

Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung konnten wir uns insbesondere durch unser ganzheitliches Vorgehen gegen unsere Mitbewerber durchsetzen. ​Dabei führte spot.consulting das kundenseitig erstellte Grobkonzept weiter aus und erstellte hieraus eine marktgerechte Anforderungsdokumentation einschließlich passender Bewertungsmatrix für den Vergabeprozess. Das sechs Monate andauernde Projekt wurde mit großer Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen und spot.consulting im Anschluss als Beratungspartner für weite Projekte engagiert. 

Ablauf und Ziele

Spot.consulting übernahm in diesem Projekt das vollständige Requirement-Management. Hier nahmen wir die Anforderungen, die an das System gestellt wurden, auf und analysierten diese auf Feinheiten und Besonderheiten. Nach einer Revision erstellten wir ein Shortlisting von geeigneten Anbietern und unterstützen den Kunden bei der Vergabe der Implementierungsleistung. 

Gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden sowie den dezentral betroffenen Einheiten begleiteten wir den Prozess von der Planung bis hin zur Vergabe in strategischer und operativer Hinsicht. Das Projekt profitierte von einer frühzeitigen Zusammenführung des Anforderungsmanagements und der Anbietervorauswahl. Diese stellte spot.consulting dem Kunden nach sorgfältiger Marktrecherche mit einer qualifizierten persönlichen Empfehlung vor. Dazu erfolgte eine statistische Aufarbeitung der vom Partner erfüllbaren Anforderungen und eine Einteilung in die zuvor festgelegten Prioritäten des Kunden. 

Wir konnten dem Kunden eine Auswahl an Herstellern mit deren Produkten präsentieren, die alle Anforderungen an das gewünschte System bereits bei erster Sichtung zu einem hohen Maß erfüllen konnten. Das System sollte die ganzheitliche Erfassung jedes Beamten durch Funktionen von der Erstellung eines Stammdatensatzes bis hin zur Erarbeitung einer Statistik und Anbindung von Gerätedaten (z.B. Hör- und Sehtests, EKG- und Labordaten) gewährleisten. Und dabei zu jeder Zeit die höchsten Sicherheitsbestimmungen erfüllen.  

Herausforderungen und der Lösungsansatz von spot.consulting

Eine Herausforderung im Projekt war der Fokus des Unternehmens auf ein klassisches und dadurch starres Projektmanagement. Neben der Ausarbeitung technischer und operativer Voraussetzungen der Cloud-Lösung etablierten wir auch einen agilen Projektmanagementansatz. In innovativen Projekten wie diesem ist die Berücksichtigung einer großen Menge an Unbekannten und ein entsprechend flexibler Projektmanagementansatz entscheidend für gutes Gelingen. Deshalb war es sehr wichtig, einen Projektorganisatorischen Ansatz zu finden und umzusetzen, der sowohl als Standard funktional als auch im Einzelnen reagibel ist.

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Aufbau-/ und  Ablauforganisation GDPR​ für eine Airline 

Über mehrere Jahre hinweg stehen wir einer namenhaften Fluggesellschaft schon als fachliche und technische Projektberatung zur Seite. Auf Grund der guten Partnerschaft sowie einer Vielzahl an gemeinsam erfolgreich abgeschlossenen Projekten, wurden wir damit beauftragt, die GDPR Aufbau-/ und Ablauforganisation des Unternehmens zu konzipieren und in der Umsetzung zu begleiten. Im Rahmen des Programmes wurde der Fokus auf einen ganzheitlichen Ansatz gelegt. Hier im speziellen auf die Leistungsdimensionen Organisation, Prozesse, Technologie sowie im Programm- und Projektmanagement in der gesamten Organsation des Kunden. Das Anliegen des Kunden, die aktuellen Datenschutzanforderungen umzusetzen, wurde durch dieses Programm im Aufbau und der Etablierung einer Datenschutzorganisation sowie das Fundament für eine agile Projektmanagementmethodik im Unternehmen gestützt und erreicht.

Ablauf und Ziele

Die Umsetzung neuer Vorgaben im Bereich DSGVO war das priorisierte Ziel dieses Programms. Durch Anpassung von Strukturen und Prozessen, konnten wir nicht nur diese Herausforderung bewältigen, sondern auch zukunftsfähiges Agieren des Unternehmens sichern. Es mussten die konzernweiter Datenschutz-Richtlinien in Prozessen, IT und Organisation sichergestellt und eingehalten werden. Daneben wurde eine moderne Aufbau- und Ablauforganisation unter Berücksichtigung bereits bestehender Organisationsstrukturen, Prozessen und Technologien sowie deren Optimierung umgesetzt.

Unserer Hauptanliegen in dieser Zusammenarbeit war die HR-IT. Im Bereich moderner Personalarbeit haben wir gemeinsam auf die Zukunft gerichtete Prozesse ausgearbeitet. Eine dezentrale und kollaborative Prozessmodellierung ermöglichten es, Prozesse und Vorgaben in Echtzeit zu realisieren und dabei effektiv sowie effizient zu digitalisieren. Die gleichzeitige Berücksichtigung der multi-lateralen Kommunikationskanäle führten zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Qualität der Abläufe.

Herausforderungen und der Lösungsansatz von spot.consulting

Herausforderungen im Zusammenhang mit diesem Programm bestanden in den heterogenen Prozess- und Systemlandschaften, deren divergenten Voraussetzungen und Anforderungen. So wurde der Aufbau von Querschnittsfunktionen über alle Prozesse und Unternehmen der Lufthansa Group zu einer besonderen Frage. Weiterhin entstand durch die unterschiedlichste Gestaltung des Datenschutzes im Unternehmen und den Neuerungen und Optimierungen ein hoher Harmonisierungsaufwand.

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HR-Business und HR-IT Shared-Services für eine Airline 

Eine namenhafte Fluggesellschaft und spot.consulting arbeiten seit mehreren Jahren in verschiedenen Projekten zusammen. Hierbei mit dem Ziel, das HR-Business und die HR-IT Shared Services des Kunden revolutionär zu modernisieren. Einer unserer Erfolge bestand darin, ein Projekt zur Abbildung von Stammdatensätzen in einer HR-Cloudlösung aufzusetzen, zu managen und operativ zu steuern. 

Unser Kunde wollte die Übertragung seines gesamten HR-Cores in eine Cloud erreichen und vertraute uns die Leitung aller dazu notwendiger Arbeitsschritte im Projekt an, beginnend mit dem Anforderungsmanagement über die Anbieterauswahl bis hin zu Schulungen für diese erste HCM-Cloud Implementierung in Deutschland. 

Ablauf und Ziele

In der Vorphase des Projektes führten wir zunächst eine Wirtschaftlichkeitsprüfung durch, um den Nutzen der Implementierung dem Kunden zu veranschaulichen. Nach Abschluss dieser Analyse wirkte spot.consulting als Projektteam in allen Phasen des Programmes mit. Ein agiles Vorgehen in der Betreuung des Projektes trug wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung bei.

Während des Projektes übernahmen wir alle nötigen Aufgaben, die zu einer erfolgreichen Durchführung nötig waren. So erarbeiteten wir die konkrete Umsetzung, begleiteten den Anforderungs-/ und Auswahlprozess der Implementierungspartner, betreuten den Go-Live der Cloudlösung und übernahmen neben dem Monitoring der Schnittstellen bei der Live-Setzung auch den Anwendersupport in der Übergangszeit. Durch eine transparente Arbeitsweise und eine moderne hands-on Workshopkultur, wurden die Vorgänge und Prozesse der Cloudlösung in allen Stadien des Programmes aufgezeigt. So konnte nicht nur die fachliche Seite des Projektes an alle Mitarbeiter vermittelt, sondern auch kontinuierlich der Change-Anteil herausgearbeitet werden. Darurch wussten die Anwender bereits frühzeitig, welche Änderungen in den Organisationsprozessen folgen würden.

Aus den Bestandssystemen der verschiedenen Standorte wurden die HR-Stammdaten, die in die Cloudlösung integriert werden sollten, extrahiert, um anschließend durch die Fachbereiche bereinigt und in die Cloud überführt zu werden. So wurden die unterschiedlichen Datensysteme unter einem Standard zusammengefasst und für alle Standorte zugänglich zu einer einheitlichen Lösung gebracht.

Herausforderungen und der Lösungsansatz von spot.consulting

Eine große Herausforderung in diesem Projekt lag darin, dass die state-of-the-art Cloudlösung in eine reine on-premise Landschaft überführt werden musste. Das Unternehmen hatte sich vor diesem Programm auf kleine und lokale Einzelsysteme fokussiert, deren Besonderheiten in die Cloudlösung mit integriert werden sollten. Durch ein agiles PM konnten die individuellen Wünsche kdes Kunden anhand von Standardfeatures abgedeckt werden. Weiterhin bestand eine Aufgabe in der Koordinierung der technischen externen IT-Provider und der Verantwortung für Schnittstellenaufbau und anschließendes Integrationstesting.

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„Viele sprechen an dieser Stelle von Ihren Erfolgen. Wir lassen lieber unsere Kunden und Ihre mit unserer Unterstützung erzielten Erfolge für uns sprechen.“

Unser Beitrag zur dreidimensionalen HR-Transformation

HR-Organisationsberatung, Darstellung Brainstorming

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Organisationsberatung

Prozessberatung, Zahnräder in Bewegung

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Prozessberatung

Technologieberatung, Abbildung der Cloud

HR
Technologieberatung

Projektberatung, Checkliste auf einem clipboard

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Projektberatung