T-A im HR Lifecycle

Time & Attendance

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Der Time & Attendance Prozess im Überblick

Datenerfassung von Arbeitszeiten des Arbeitnehmers durch verschiedene Erfassungsvorgänge

Time & Attendance Prozess

Time and Attendance in Ihrem Unternehmen

Im HR-Lifecycle Bereich “Time and Attendance” geht es im Großen und Ganzen um die Strukturierung der Zeiterfassung von Mitarbeitern und die Leistungserbringung dieser an externe und interne Unternehmensprojekte.  

Die interne Erfassung von Mitarbeiterdaten

In den sogenannten “Shared Services” werden Bereiche wie die Fakturierung und Payroll gespeichert. Ebenfalls existieren im HCM (Human Capital Management) die HR-Stammdaten der Mitarbeiter und im CRM (Customer Relationship Management) die Kundenstammdaten.  

Als Fakturierung – auch Rechnungsstellung genannt – wird ein Vorgang im Rechnungswesen bezeichnet, bei dem einem Kunden eine Rechnung über erfolgte Lieferungen und/oder Leistungen erstellt wird. Natürlich fließen hierbei ebenfalls die Leistungen der Mitarbeiter mit ein, welche für das genannte Projekt dokumentiert wurden. Diese Mitarbeiter wurden von der Personaleinsatzplanung bestimmt, welche die Planung über das benötigte Personal und die Arbeitsstunden vornehmen. Die Personaleinsatzplanung erhält ihre Vorgaben aus dem Leistungsvertrag, welchen das Unternehmen mit dem Kunden vereinbart und auch dem Arbeitsvertrag des MitarbeitersDie Personaleinsatzplanung wird mit jedem neuen Projekt wieder an die Mitarbeiter gesendet, welche sich somit ihre Arbeitszeit sinnvoll einplanen können, um auch das gewünschte Pensum erreichen zu können. Die höchst Arbeitszeit des Mitarbeiters pro Monat sollte so gut es geht eingehalten werden.  

Die interne Zeiterfassung ermöglicht ein Zeiterfassungsterminal. Bei diesem können sich die Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn an- und zu Arbeitsende abmelden. Somit werden die benötigten Stunden pro Tag ausgewertet. Um nachvollziehen zu können, wann welcher Mitarbeiter für welches Projekt gearbeitet hat, kann beispielsweise bei der Zeiterfassung ein Kürzel eingefügt werden. 

Die ausgewertete IST-Arbeitszeit wird dann mit der PLAN-Arbeitszeit verglichen. Hierbei können Sie sich die Frage stellen, ob die Kapazitätsplanung umfangreich genug- oder in einem zu großen Umfang ausgeführt wurde. Wenn der Arbeitnehmer zu lange gebraucht hat, wissen Sie somit, dass Sie das nächste Mal mehr Zeit einplanen müssen. Hat der Arbeitnehmer die Kapazität nicht ausgeschöpft, haben Sie zu viel Zeit eingeplant. Somit können Sie leicht Richtwerte festlegen, welche sich aus Erfahrungswerten ergeben. Die Auswertung der geleisteten Arbeitsstunden geht Hand in Hand mit dem Bereich “Planning and Analytics” unseres HR-Lifecycle. Sehen Sie sich gerne um, wenn Sie Interesse an einem professionellen Umgang mit der Zeiterfassung, Planung und Analyse Ihrer Mitarbeiter haben.  

Im nächsten Schritt geht es um die Bezahlung der Mitarbeiter durch das Payroll. Mitarbeiter können nach einer geleisteten Stundenzahl oder auch nach einem festgelegten Betrag vergütet werden. Dies ist abhängig von der Vereinbarung mit dem Unternehmen und ist in dem Arbeitsvertrag geregelt.  

Unser Fazit für Time & Attendance:

Achten Sie immer auf eine ordnungsgemäße Dokumentation der Daten Ihrer Mitarbeiter, somit ersparen Sie sich auf der einen Seite eine Menge Zeit und auf der anderen Seite können Ihnen weniger schnell Fehler unterlaufen! 

Setzen Sie hierbei auch auf das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter und hinterfragen Sie die Auslastung dieser regelmäßig.  

Die Time & Attendance Best Practices

Abwesenheit proaktiv verwalten als Schnittstelle zu Planning & Analytics:

  • Bereite dich besser auf unerwartete Mitarbeiterausfälle vor und optimiere dein Abwesenheitsmanagement
  • Erstelle Abwesenheits- und Urlaubsrichtlinien, um den Anforderungen der Mitarbeiter entgegenzukommen
Time & Attendance_Abwesenheit proaktiv verwalten als Schnittstelle zu Planning & Analytics

Optimierung der Gehaltsabrechnung:

  • Verbesserung der Präzision, Effizienz und Effektivität deiner Prozesse für die Zeiterfassung bis hin zur Gehaltsabrechnung
  • Mithilfe ausnahmebasierter Zeitverarbeitung und -berechnungen können sich deine Mitarbeiter auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren
Time & Attendance_Optimierung der Gehaltsabrechnung

Abwesenheiten und Optimierungen der Gehaltsabrechnung

Im Bereich “Time and Attendance” spielen die Abwesenheit und Optimierung der Gehaltsabrechnung eine große Rolle. Wichtig ist zu bestimmen, wie man am besten mit der Planung und Verwaltung dieser umgehen- und somit Engpässe in der Kapazität vermeiden kann. Eine umfangreiche Vorbereitung auf unerwartete Mitarbeiterausfälle und eine damit entstehende Optimierung des Abwesenheitsmanagement kann den Planungsalltag erleichtern. Dies hilft ebenfalls, die Gehaltsabrechnung stetig zu erleichtern und übersichtlicher zu gestalten.  

Abwesenheiten als Schnittstelle zu der Planung und Analyse

Sie fragen sich jetzt sicher, wie Sie Ihre Planungen besser umsetzen können. Wir haben die Antwort! Zunächst einmal sollten Sie regelmäßig die Abwesenheitskontostände nachverfolgen, um eine Prognose der kommenden Abwesenheiten analysieren zu können. Hieraus können Trends entstehen, mit welchen Sie die kommenden Analysen stetig vergleichen können. Dabei sollten Sie sich fragen, ob sich am IST-Zustand etwas verändert hat und wie weit entfernt Sie noch von Ihren Planungszielen sind. Eine Festlegung von Abwesenheits- und Urlaubsplänen nach den entsprechenden Richtlinien ermöglicht eine vorausschauende Planung und Sicherung von festen Anwesenheiten Ihrer Mitarbeiter, das Erstellen von Anwesenheitsregeln und Anwesenheitskontakten sichert den richtigen Umgang mit bereits festgelegten Plänen. Durch Self-Service Prozesse von Mitarbeitern ersparen Sie sich einen erheblichen Aufwand, da die Mitarbeiter selbstständig ihre Personaldaten und Abwesenheiten einpflegen sowie ihre Arbeitszeit hinterlegen können.  

Optimierungen im Bereich der Gehaltsabrechnung

Grundsätzlich liefert eine Verbesserung der Zeiterfassung durch eine steigende Effizienz, Effektivität und Präzision auch eine Verbesserung im Bereich der Gehaltsabrechnung, da diese den Grundstein hierfür legt. In diesem Zusammenhang durchlaufen Unternehmen einen Kreislauf der Zeiterfassung bis hin zur Gehaltsabrechnung. Zunächst einmal die Genehmigung der Zeit, später die Zeiterfassung, die Überwachung der Zeiteinträge, die Übertragung der Zeit auf mehrere Kunden und die Durchführung der Zeitabrechnung. Die Kernaussage dieses Kreislaufes spiegelt sich darin wider, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollten, sich auf ihre Kerntätigkeiten zu fokussieren und die Zeiterfassung so übersichtlich zu gestalten, dass diese so wenig Aufwand wie möglich implizieren.  

Time and Attendance als Zeit- und Kostenersparnis  

Wir sind uns sicher: Wenden Sie die Praktiken im Bereich Zeiterfassung und Planung richtig an, so sparen Sie nicht nur eine Menge Aufwand, sondern auch kostbare Zeit, welche Sie in interne oder externe Unternehmensprojekte stecken können.  

Stellen Sie einmal um und profitieren Sie ewig! 

Die Time & Attendance Abbildungsmöglichkeiten

Workday Logo

Workday

  • Globales Arbeitskosten-Reporting
  • Mobiler Check-in/Check-out mit Geofencing
  • Lückenlose, konfigurierbare Audits
  • Berechnungen und Validierungen in Echtzeit
  • Automatisierte Massengenehmigungen und Ausnahmen
  • Compliance-Regeln für Zeit und Abwesenheit
Oracle Logo

Oracle

  • Zeiterfassung
  • Zeiteinträge überwachen
  • Durchführung von Zeitabrechnungen
  • Genehmigung der Zeit
  • Zeit auf mehrere Kunden übertragen

    Time & Attendance_Oracle

  • Abwesenheits- und Urlaubspläne
  • Abwesenheitsregeln- und Trends
Atoss Logo

Atoss

  • Reduzierung von manuellen Aufwänden und Routinetätigkeiten
  • Mehr Transparenz rund um die Arbeitszeit
  • Geringerer Planungsaufwand und höhere Planungsqualität
  • Stärkere Kostenkontrolle
  • Aussagekräftige Auswertungen
SuccessFactors Logo

SuccessFactors

  • Automatische Zeit- und Lohnberechnung, entsprechend dem Profil jedes Mitarbeiters
  • Zeitkonto, Überstunden und Zuschläge einsehen
  • Intelligente Warnmeldungen und Benachrichtigungen
  • Echtzeit Berechnung von Zeit und Vergütung der Mitarbeiter

Wie in allen Bereichen des HR-Lifecycle stellen wir Ihnen die besten Abbildungsmöglichkeiten des Bereichs “Time and Attendance” vor.  

“Workday”

Bei “Workday” erwarten Sie Vorteile wie automatisierte Massengenehmigungen und Ausnahmen, Berechnungen von Validierungen in Echtzeit und ein globales Arbeitskostenreporting 

“Atoss”

Hier profitieren Sie von einer Reduzierung von manuellen Aufwänden und Routinetätigkeiten, ebenfalls erhalten Sie mehr Transparenz im Bereich der Arbeitszeit und einen geringeren Planungsaufwand mit einer damit höheren Planungsqualität.  

“Oracle”

“Oracle” stellt ein Programm für Zeiterfassungen und die Überwachungen von Zeiteinträgen bereit. Ebenfalls ist eine Genehmigung der Zeit und eine Übertragung auf mehrere Kunden möglich.  

“SuccessFactors”

Bei “SuccessFactors” haben Sie die Möglichkeit, automatische Zeit- und Lohnberechtigungen jedes Mitarbeiters auszuführen. Zusätzlich können Zeitkonten, Überstunden und Zuschläge zu jeder Zeit eingesehen werden. Intelligente Warnmeldungen und Benachrichtigungen informieren den Nutzer zusätzlich.  

Die Time & Attendance Key Learnings

Bewerbermanagement, drei Silhouetten
  • Nutzung der Technologien, um unerwartete Mitarbeiterausfälle einplanen zu können und das Abwesenheitsmanagement zu optimieren
  • Anforderungen der Mitarbeiter entgegenkommen und dabei auch die Arbeitgeberziele berücksichtigen
  • Verwaltung des Geschäftsrisiko durch proaktives Überwachen der Arbeitszeiten und der Anwesenheit
HR-Projektkommunikation, Sprechblasen

Seit 1994 ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Kraft. Grundsätzlich gilt dieses Gesetz für alle in Deutschland beschäftigten Personen. Arbeitgeber waren bisher gesetzlich weitgehend lediglich zur Erfassung von Arbeitszeiten verpflichtet, die über acht Stunden täglich hinausgehen. Jetzt muss diese Lücke geschlossen werden und Zeiterfassung ab der 0. Stunde erfolgen. Eine rechtskonforme und transparente Zeiterfassung wird nach dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 in der EU verpflichtend.

Talent Management im HR Lifecycle
  • Besonderen Hygiene- und Sicherheitsvorschriften für die Mitarbeiter
  • Mehr Arbeit im Home Office.

Ihr Ansprechpartner zu Time & Attendance

Anastasia Rotowski, Expertin für Time und Attendance

Anastasia Rotowski

Benachbarte Komponenten von Time & Attendance im HR Lifecycle