HR Lifecycle Komponente Planning & Analytics

Planning & Analytics

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Der Planning & Analytics Prozess im Überblick

Planning & Analytics Prozess
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Senkung der Kosten

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Erhöhung der Prozessqualität

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Verkürzung der Durchlaufzeiten

Steigerung von Innovationen in Prozessen

Durch ständige/regelmäßige Planungen und Analysen kann das Unternehmen diese Ziele erreichen und die Mitarbeiter fördern.

Planning & Analytics ist ein kontinuierlicher HR-Prozess, die systematische Planung und Analyse, um die optimale Nutzung des wertvollen Kapitals eines Unternehmens zu erreichen – die Mitarbeiter

Planung und Analyse von Personaldaten in Ihrem Unternehmen

Im Prozess der Planung und Analyse geht es grundsätzlich um die optimale Nutzung des wertvollsten Kapitals eines Unternehmens – den Mitarbeitern.  Ihre Mitarbeiter sind die ausführende Kraft. Ihnen ist zu danken, dass Ihr Unternehmen wie ein Uhrwerk funktioniert. Somit ist es wichtig, Mitarbeiter zu fördern, denn nur ein motivierter Mitarbeiter führt eine hochwertige Arbeit aus, die das Unternehmen vorantreibt. Mitarbeiterprofile mit passenden Rollen bieten einen umfangreichen Überblick und schaffen einen Grundstein für eine erfolgreiche Organisation 

Finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen  

Hierbei ist das Vorgehen als simpler Kreislauf darzustellen.  Es geht hierbei um die Schlagworte discover (Welchen Wert haben meine Personaldaten?), trust (Kann ich meinen Personaldaten vertrauen?), describe (Was ist passiert und warum?), predict (Was wird als nächstes geschehen?) und optimize (Was ist die richtige Lösung für mein Business?). Diese Schlagworte können immer wieder durchlaufen und nach Bedarf optimiert werden. 

Diese Informationen generieren Sie aus Ihren Daten

Ihre Personaldaten sind bedeutender als Sie denken. Somit werten Sie nicht nur die grundsätzlichen Informationen wie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter, sondern auch tiefgehende Informationen aus Analysen über das Verhalten verschiedener Mitarbeiter in diversen Situationen wie beispielsweise “employee experiences” können Entscheidungen und eine Zukunftsplanung erleichtern. Weitere Informationen wie die Einsatzplanung, Personalressourcen, Verfügbarkeitsplanungen und Auslastungsplanungen können gesichert werden. Beispielsweise ist eine geeignete Analyse und Planung auch entscheidend für die Mitarbeitereinführung und damit erforderliche Informationsbereitstellung. Zusätzlich garantiert diese eine einwandfreie Betreuung sowie ein passendes Leistungsangebot und Vergütungssystem.  

Mit einer dauerhaften Planung und Analyse zum Erfolg  

Sie sehen, durch diesen Kreislauf entsteht eine ständige und regelmäßige Planung und Analyse des bestehenden IST und des werdenden SOLL. Nur so kann das Unternehmen Ziele wie die Senkung der Kosten, die Erhöhung der Prozessqualität, die Verkürzung der Durchlaufzeiten und die Steigerung der Innovationen in den Prozessen erreichen.  

Die Planning & Analytics Best Practices

Planning & Analytics Personalbestandsplanung

Teilaufgabe des Human Ressource Managements
Ziel:

benötigte Arbeitskräfte auf kurz-, mittel- und langfristige Sicht in ausreichender Anzahl (quantitative Personalbestandsplanung) und Qualität (qualitative Personalbestandsplanung) zur Verfügung stehen

Planning & Analytics Personalfreisetzungsplanung

Personalbestand übersteigt den Personalbedarf

  • Wegfall von Aufträgen und damit einhergehende Umsatzeinbrüche
  • Restrukturierungsmaßnahmen aufgrund einer Geschäftsübernahme

Maßnahmen gegen Personalüberhang

  • Kündigungen
  • Personalentwicklung
Planning & Analytics Prognose des Personalbedarfs

Methoden der quantitativen Bedarfsermittlung 

  • Entwicklung der Stellen: Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs
  • Entwicklung der Mitarbeiteranzahl: Ermittlung des fortgeschriebenen Personalbestandes
  • Schätzverfahren
  • Expertenbefragung
  • Kennzahlenmethode
Planning & Analytics Regeln für Personalbedarfsplanung

SAP

  • Prognosen der Arbeitsbelastung und-verteilung
  • Am besten qualifizierten Personal steht für die jeweilige Aufgabe zur Verfügung

Personalmanagement 4.0 

  • Big Data
  • Arbeitsorganisation
  • Qualifizierung
Planning & Analytics Analyse, Controlling und Monitoring der Richtlinien

Analyse, Controlling & Monitoring der Richtlinien, so dass sichergestellt ist, dass die richtigen Mitarbeiter, in der notwendigen Anzahl, zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

 

  • Automatisierte Lösungen, weniger papiergestütze Verfahren oder Tabellenkalkulationen
  • Resource Planning Tools, welche den gesamten Zyklus unterstützen

Die besten Praktiken im Bereich Planung und Analyse

Im Bereich Planung und Analyse zählen wir natürlich, wie auch in den anderen Bereichen unseres HR-Lifecycledie besten Praktiken zur Umsetzung Ihrer Unternehmensziele auf.  

Die Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung ist entscheidend für die Stellung der benötigten Anzahl an Arbeitskräften auf alle zeitlichen Sichten. Ob Minijober, Werkstudent, Praktikant, dualer Student oder Festangestellter- alle Bereiche sollten, je nach Interesse des Unternehmens, ausreichend abgedeckt und vor allem für genügend Arbeit gesorgt sein. Bei einem anstehenden Engpass sollte frühzeitig für Unterstützung gesorgt – und bei einer Überzahl an Arbeitnehmern eine Stundengrenze in Betracht gezogen werden, womit wir zur Personal-Freisetzungsplanung kommen.  

Die Personal- Freisetzungsplanung

Manchmal kann es notwendig sein, Mitarbeiter aufgrund von einer geringen Auslastung zu kündigen oder Arbeitsverträge zu befristen. Hierbei sind Analysen und Auswertungen der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter notwendig. Fluktuation bezeichnet eine langfristige oder kurze Veränderung der Sachverhalte oder Zustände, welche ebenfalls eine Veränderung der Personen beziehungsweise des Personals erfordert. Diese Veränderungen sollten genutzt und vor allem der optimale Zustand gefördert werden.  

Die Prognose des Personalbedarfs

Die Prognose des Personalbedarfs kann durch Schätzverfahren, Expertenbefragungen und Kennzahlenmethoden durchgeführt werden. Uns ist bewusst, dass dies eine große Verantwortung darstellen- und manchmal auch eine Überforderung heranziehen kann. Aus diesem Grund sind unsere Experten auf diesem Gebiet perfekt ausgebildet um Sie und Ihr Unternehmen zu unterstützen und zu beraten!  

Die Regeln der Personalbedarfsplanung

Natürlich gibt es im Rahmen der Personalbedarfsplanung auch Regeln, welche Sie unbedingt einhalten sollten. Abhängig vom Volumen der Arbeit und der Qualifikationen sowie Leistungen der Mitarbeiter sollten immer qualifizierte Arbeitskräfte für die jeweiligen Aufgaben zur Verfügung stehen. Sie können anstehende Aufgaben und Herausforderungen schneller und erfolgreicher bewältigen, wenn Ihnen immer ein Mitarbeiter zur Verfügung steht, der durch seine Erfahrung und Motivation ohne großen Arbeitsaufwand das Problem beseitigen kann. Haben Sie keinen Mitarbeiter, der sich mit der besagten Aufgabe auskennt, sollten Ihre Angestellten dennoch die Motivation besitzen, ihre Erfahrungen auszubauen und sich weiterzubilden.  

Analyse, Controlling und Monitoring der Richtlinien

Die Aufgabe, die immer wieder in allen Bereichen vorkommt, ist das Controlling sowie die Analyse und das Monitoring der Richtlinien. Hierzu zählen automatisierte Lösungen, Nutzungen von “Ressource Planning Tools” wie auch eine Unterstützung des kompletten Zyklus. Das Controlling ist auf der Ebene der Planung und Analyse sehr wichtig, da die Auswertung der Kennzahlen den Grundstein für ein weiteres Vorgehen setzt. Sie haben hierbei “schwarz auf weiß”, an welchen Schrauben Sie drehen- und vor allem, welche Aufgaben Sie noch anpacken müssen.  

Denken Sie daran, das Personal ist einer der wichtigsten Grundlagen für eine produktive und erfolgreiche Umsetzung Ihrer Unternehmensziele. Packen Sie heute an, um einen Vorteil für Ihr Unternehmen zu schaffen! 

Die Planning & Analytics Abbildungsmöglichkeiten

Planning & Analytics Abbildungsmöglichkeiten

Die Grundsätze der Planung und Analyse in Unternehmen  

Um die besten Abbildungsmöglichkeiten im Bereich “Planning and Analytics” aufzählen zu können, ist es erst einmal wichtig zu kennzeichnen, was eine gute Analyse ausmacht und vor allem- welche Eigenschaften besonders wichtig sind. Die Basic-Eigenschaften sind in unserer Darstellung grün gekennzeichnet. Diese beschreiben die grundsätzlichen Funktionen, welche zu einer wirksamen Planung und Analyse führen.  

Intelligente Technologien

Intelligente Technologien ermöglichen einen vereinfachten Umgang mit großen Datenmengen. Ebenfalls helfen diese, Daten übersichtlich darzustellen und sie schnellstmöglich nach verschiedenen Funktionen zu ordnen.  

Offene und erweiterbare Plattformen 

Offene und erweiterbare Plattformen erlauben jederzeit einen personalisierten Zugriff auf verschiedenste Daten. Diese können zu jeder Zeit eingepflegt, verändert und analysiert werden. Denken Sie einmal an die Kennzahlen aus dem Bereich Informatik “Anywhere, Anytime and Anyplace”, diese beschreiben, wie Technologien die Arbeitsweise und das Arbeitsverfahren langfristig erleichtern und verändern können.  

Automatisierte Analysen 

Automatisierte Analysen der Kennzahlen erleichtern den Umgang mit einer großen Menge an unterschiedlichen Informationen langfristig und führen zu einer Zeitersparnis. Diese sind ebenfalls zwingend notwendig zur Nachvollziehung des derzeitigen Fortschritts und der Erreichung der gesteckten Ziele.  

Externes Benchmarking  

Externes Benchmarking ist ein zielorientiertes „Sich-Messen“ an den „Besten“. Dabei ist das Ziel nicht, Unterschiede zu Anderen hervorzuheben, so wie es der Betriebsvergleich tut, sondern die „Best Practices“ gezielt zu identifizieren.  Sie könnten sich hierbei folgende Fragen stellen: “Wie gehen andere Unternehmen in meiner Branche mit verschiedenen Herausforderungen um?” oder “Wie koordiniert Unternehmen X den Umgang mit seinen Personaldaten in Bezug auf die Bedarfsanalyse.” Somit können Sie von anderen Erfahrungen lernen und Ihre Arbeit ständig optimieren.  

Personalisierbare Oberflächen 

Personalisierbare Oberflächen wie beispielsweise ein “SAP-System” erleichtern die Arbeit durch das Beschränken auf Funktionen, die Sie benötigen. Solch ein individuell angepasstes System bietet nicht nur die Möglichkeit der optimalen Datenverarbeitung, es stellt auch Sicherheit und Übersichtlichkeit bereit.  

Lückenlose Transparenz  

Eine Lückenlose Transparenz ist aus dem Grund wichtig, dass jeder Mitarbeiter genaustens nachvollziehen kann, woran als letztes gearbeitet wurde und wie sich der genaue Stand der Dinge kennzeichnet. Hierbei sparen Sie eine Menge Zeit, da durch die Transparenz alle wichtigen Dokumente eingesehen- und nachvollzogen werden können. Somit können übrigens auch vermeidliche Fehler besser identifiziert werden.  

Konfigurierbare Drag- and Drop Funktion 

Durch die Drag and Drop Funktion können Toolbars an jede beliebige Stelle platziert und als freie Toolbar verwendet werden. Bezeichnet wird auf diese Weise der Transfer von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen. Dabei werden beispielsweise Dateien vom Desktop in eine aktive Anwendung gezogen und dort geöffnet. 

Zusätzliche Eigenschaften, welche die Planung und Analyse erleichtern 

Die zusätzlichen Eigenschaften sind in unserer Darstellung weiß gekennzeichnet. Diese beschreiben die Funktionen, welche nicht grundsätzlich zu einer wirksamen Planung und Analyse führen, dennoch eine Planung und Analyse erleichtern.

Überblick über Skills und Kompetenzen 

Ein umfangreicher Überblick über Skills und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter hilft bei der Einteilung dieser in verschiedenen Projektbereichen sowie bei der Team- Zusammenstellung. Zusätzlich ist diese Übersicht entscheidend bei der Personalbeschaffung sowie Einführung.  

Verbesserte Talentakquise  

Personalvermittler, Personalfachleute, Personalmanager. Zusammen bilden diese Funktionen die Talent Akquisition (TA) welche die organisatorische Aufgabe haben, ganz einfach die richtige Person für den jeweiligen Unternehmensbereich zu finden. In einem Unternehmensumfeld wird die Talent Akquisition häufig unter das Dach der Personalabteilung gestellt und umfasst die Beschaffung, Gewinnung, Befragung, Einstellung und Einarbeitung von Mitarbeitern. 

Stimmungsbarometer  

Das Stimmungsbarometer ist nicht nur hilfreich für die Einschätzung der Stimmung auf dem Markt, sondern auch für diese der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen. Diese bestimmt, wie es um die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steht. Somit können Sie frühzeitig reagieren, um die beste Zufriedenheit zu erzielen. 

Diversitätsförderung  

Zuletzt geht es um die Diversitätsförderung. Durch Diversität werden in vielen Unternehmen unterschiedliche Denkansätze und Innovationen gefördert. Durch verschiedene Erfahrungen können unterschiedliche Fähigkeiten zur Problemlösung verbessert werden, was zu mehr Kapazität und Produktivität führt. Durch einen respektvollen Umgang auf allen Ebenen, gerechte Bezahlungen, einer Vertrauensbasis, Job-Sicherheit und Möglichkeiten, eigene Fähigkeiten und Talente einzubringen, können Mitarbeiter gestärkt und langfristig an das Unternehmen gebunden werden.  

Nun kommen wir zu geeigneten Anbietern für Ihre optimale Unterstützung im Bereich “Planning and Analytics”.   

“Personio” 

Zum einen gibt es das Unternehmen “Personio”, welche ein Tool für 1.300 Mitarbeiter enthält und 20 Prozent weniger Zeitinvestment bei dem Recruiting sowie 50 Prozent schnellere Prozesse garantiert. Ebenfalls ist “Personio” ein Tool für Steuerberater und ihre Mandate und garantiert eine 100 prozentige Verbesserung nach einem Software-Wechsel.  

“Kronos” 

Das Unternehmen “Kronos” wirbt unter anderem mit den modernen “Workforce Management Tools”, einem Tool für eine gut-funktionierende Zeiterfassung sowie einer Möglichkeit, wie Mitarbeiter mit einer Sicherheit und Erleichterung zurück an ihren Arbeitsplatz gelangen können- für eine bessere Zukunft für alle.   

“Cornerstone” 

“Cornerstone” unterstützt Unternehmen beim Recruiting, der Weiterbildung und dem Management von Mitarbeitern. In den Bereichen Compliance, Entwicklung und Transformation ist dieses Unternehmen ein guter Ansprechpartner.  

“BambooHR” 

“BambooHR” bietet eine unternehmenseigene Software an, mit welcher Sie die Punkte “People Data and Analytics”, “Hiring”, “Onboarding”, “Compensations” und “Culture” übersichtlich vereinen können. Die Mitarbeiter können sich Weiterbildungsmöglichkeiten beziehungsweise Erinnerungen anzeigen lassen und sich über Benefits einfach informieren.  

SAP Logo

SAP

4 Säulen der HCM Suite (Human Capital Management)

  • Personalisierte Benutzererlebnisse
    (Intuitive & personalisierbare Benutzeroberfläche)
  • Das Was und das Warum
    (Erfahren wie sich Mitarbeiter fühlen und Warum, Verbesserung der Employee Experience)
  • Intelligente Technologien
    (Machinelles Lernen, Chatbots)
  • Offene und erweiterbare Plattform
    (Zuverlässiges Partnernetz, KI-gestützte Planung bis hin zu Finanzlösungen)
Workday Logo

Workday

Umfassender Überblick über Personalsituation

  • Kernfunktionen
    (Lückenlose Transparenz, automatisierte Analysen)
  • Überblick über Skills und Kompetenzen
    (Machine Learning-Technologie, Ableitung Skills und Kompetenzen der Mitarbeiter anhand verschiedener Kriterien)
  • Stimmungsbarometer
    (Messung verschiedener Kennzahlen, Pulsbefragungen)
  • Verbesserte Talentakquise
    (Chancen zur Optimierung des Recruiting-Ablaufs ermitteln, Engpässe des Einstellungsprozesses sichtbar machen)
  • Diversitätsförderung
    (Überblick der Kennzahlen, Förderung von Zugehörigkeit und Diversität)
corporatebenefits Logo

IBM

Planning Analytics auf der Basis von TM1 

  • Integration von Automatisierung und Analysen in Workflows
  • KI-basierte Planung
  • Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
  • Funktionalität für Spreadsheets
  • Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen
  • Flexible Implementierung
  • Leistungsmerkmale (Microsoft Excel-Benutzeroberfläche, Integrierte Datenanalysefunktionen)

Die Planning & Analytics Key Learnings

Transformation und Organisation, Abbildung Personenkonstellation

Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Man sollte versuchen dieses optimal auszunutzen.

Projektberatung, Checkliste auf einem clipboard

Business

Es ist unabdingbar den Überblick über das gesamte Business für Planning & Analytics zu haben.

Management Service

Qualifikation

Eine kontinuierliche Qualifikation stellt die Grundlage einer gesicherten Planung dar.

Ihr Ansprechpartner zu Planning & Analytics

Tobias Schmidt, Er ist Experte für Change und Organisationsentwicklung

Tobias Schmidt

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