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War dies noch vor wenigen Jahren undenkbar, ist das Angebot von Lösungen und Dienstleistern am Markt mittlerweile so reichhaltig wie unübersichtlich. Für ein erfolgreiches Projekt gilt es also, die passende HR Cloud Software und den optimalen Implementierungsansatz zu finden.
Beobachtet man den Markt für HR Technologie, stellt man eine sehr breite Angebotsvielfalt fest. Eine Vielzahl an Komplettlösungen, Speziallösungen und jeweils zugehörigen Implementierungsdienstleistern lassen eine Auswahlentscheidung zur echten Herausforderungen werden. Die entscheidende Frage lautet daher nicht mehr nur: Welche Technologie verwende ich für welchen Prozess? Sie sollte viel mehr lauten: Welches Technologieportfolio schafft meinen Mitarbeitern und Managern den erwarteten Mehrwert und unterstützt sie optimal bei ihren eigentlichen Aufgaben?
Durch die Verlagerung von On-Premise-Software in die Cloud kann veraltete Software abgeschafft werden und neue Funktionalitäten und Prozesse können in eine moderne Umgebung überführt werden. Etablierte Anbieter investieren kontinuierlich in die Entwicklung innovativer Softwarelösungen in der Cloud, die alle Kunden gleichzeitig zugutekommen. Dadurch wird eine einfachere Wartung und Aktualisierung gewährleistet und Kosten werden gespart. Außerdem können neue Funktionalitäten schnell und einfach bereitgestellt werden, was eine schnelle Wertschöpfung für das Unternehmen ermöglicht. Zudem müssen HR und IT zusammenwachsen, um die Implementierung der HR Cloud Software und notwendige Services gemeinsam zu definieren und im Betrieb zu überwachen und zu optimieren.
Dadurch wird sichergestellt, dass immer die aktuellsten Versionen zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Die damit verbundenen Kosten sind auch geringer, da Investitionen in Hardware und Lizenzen nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Software-Updates und neue Funktionalitäten schnell und einfach bereitgestellt werden, was eine schnelle Wertschöpfung für das Unternehmen ermöglicht.
Die Frage ist nicht mehr, ob eine HR Organisation ihre Dienstleistungen in der HR Cloud anbieten sollte, sondern wann sie die Umstellung in eine serviceorientierte Organisation aus technologischer Sicht wagen wird. Wenn dieser Schritt verpasst wird, kann es zu empfindlichen Wettbewerbsnachteilen bei der Digitalisierung kommen.
Die IT trifft nach wie vor auf einen hohen Druck, Ressourcen zu sparen und verbesserte Services kostengünstig anzubieten. Cloud Lösungen können hierzu beitragen, indem sie Services auslagern und nur diejenigen berechnen, die wirklich abgerufen werden. Dadurch sind die Kosten leicht zu kalkulieren. Unternehmen können sich dann auf die Verwendung der verfügbaren Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, um Einsparungen zu erzielen. Allerdings ist es aus einer TCO-Perspektive zu beachten, dass bestehende On-Premise-Systeme häufig nicht ersetzt, sondern reduziert und integriert werden, was zu einer Verkomplizierung der IT-Landschaft und entsprechenden Kosten führt.
Etablierte Cloudanbieter wie SAP, Workday und Oracle befinden sich in einem umkämpften Wettbewerbsumfeld, in dem Start-ups und Nischenanbieter einen Innovationsdruck erzeugen, indem sie stetig neue Ideen auf den Markt bringen. Dadurch erhalten Unternehmen als Kunden eine große Auswahl an HR Cloud Software, müssen aber gleichzeitig eine schwierige Entscheidung treffen, um das beste Produkt für ihre Anforderungen zu finden.
Heutzutage erwarten Anwender von Unternehmenssoftware eine ähnliche Customer Experience wie beim privaten Gebrauch. Dies umfasst eine mobile Anwendung, die auf Smartphones und Tablets heruntergeladen werden kann. Der Einsatz einer Cloud-Lösung bietet viele Vorteile, da der Anbieter bereits bestehende Apps zur Verfügung stellen kann und keine zusätzlichen Ressourcen für eigene Entwicklungen benötigt werden. Der Kunde kann die Anwendung somit benutzerfreundlich und jederzeit von jedem Ort aus aufrufen. Unternehmen müssen diese Technologie in ihre Prozesse integrieren und die HR-Dienstleistungen entsprechend anpassen, um die Umstellung zu ermöglichen.
Heute ist es dank der leistungsfähigen Liefermodelle für HR Cloud Systeme als Software-as-a-Service möglich, Unternehmenskäufe, Diversifikationen und regionale Expansionen mit nur geringem Aufwand zu bewerkstelligen. Diese Liefermodelle ermöglichen es Unternehmen, ihre betrieblichen Abläufe flexibel an neue Gegebenheiten anzupassen, ohne dass Lizenzprobleme, Softwareverteilung oder Anwenderschulungen die Umsetzung kompliziert machen. Dank skalierbaren Systemen können auch Umstrukturierungen und Expansionen in andere Regionen oder Länder problemlos erfolgen.
Als die ersten HR-Cloud-Software-Angebote auf den Markt kamen, wurden verschiedene Sicherheitsbedenken geäußert, insbesondere bezüglich des Datenschutzes und der Standorte der Rechenzentren. Daher hat es einige Zeit gedauert, bis sich diese Anbieter etabliert und durch zahlreiche Implementierungen die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzstandards bewiesen haben. Letztes Jahr konnten sie unter Beweis stellen, dass sie in der Lage sind, neue Anforderungen an Datensicherheit direkt umzusetzen und qualitätsgesichert zu liefern. Anstatt dass die Anpassungen an Regularien wie die DSGVO für jeden Kunden individuell vorgenommen werden müssen, wird dies bei HR-Cloud-Anwendungen nur einmalig vom Hersteller implementiert, vom Kunden konfiguriert und verifiziert. Dadurch wird die Sicherung der Systeme direkt vom Betreiber der Cloud und nicht mehr von der hauseigenen IT verantwortet.
Cloud-Anbieter stellen in Bezug auf Sicherheit eine robuste Anwendungsumgebung zur Verfügung, in der White Hackers, Penetration Tester und andere Fachkräfte dafür sorgen, dass Daten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind. Da die meisten Unternehmen nicht über die Ressourcen verfügen, um diese Sicherheitsmaßnahmen selbst durchzuführen, ist die Nutzung einer Cloud-Lösung für die Verwaltung und Verarbeitung von HR-Daten oft die beste Option. HR-Cloud-Software-Anbieter müssen jedoch hohe Standards einhalten, um erfolgreich zu sein. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie diese Verantwortung für die Datensicherheit an Dritte entsprechend kommunizieren und in ihre Governance-Prozesse integrieren.
Um einen Anbieter zu wählen, der eine komplette HCM Suite anbietet, muss man den Markt für Cloud-Lösungen gründlich analysieren. Gartners „Magic Quadrant for Cloud HCM Suites“ gibt einen ersten, guten Überblick. Obwohl die großen Anbieter SAP, Workday oder Oracle alle ähnliche Funktionen anbieten, sollte man andere Dimensionen als Entscheidungskriterium betrachten. Dazu gehören die Erfahrung des Anbieters in der Branche, die Implementierungs- und Support-Services, die Kostenstruktur, die technische Plattform und die Lokalisierung.
Spot Consulting GmbH kann Ihr Unternehmen bei der Auswahl und Einführung einer HR-Cloud-Lösung unterstützen, indem es bei der Identifizierung der Anforderungen an die Cloud-Lösung hilft, die besten Anbieter auswählt und die Einführung der Lösung koordiniert. Zunächst wird Spot Consulting GmbH mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, um die Anforderungen an die Cloud-Lösung zu identifizieren. Dies kann durch den Abgleich der Anforderungen des Unternehmens mit den Funktionen und Leistungen der verschiedenen Cloud-Anbieter erfolgen. Anschließend wird Spot Consulting GmbH eine Liste der für das Unternehmen am besten geeigneten Anbieter erstellen. Abschließend unterstützt Spot Consulting GmbH bei der Implementierung der HR-Cloud-Lösung. Dies kann durch die Unterstützung bei der Integration der Lösung in das Unternehmensnetzwerk, der Migration der vorhandenen Daten, dem Testen der Software und der Schulung des Personals erfolgen.
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